Peranan setiausaha adalah penting dalam mana-mana organisasi. Seorang setiausaha bertanggungjawab untuk menyediakan sokongan pentadbiran kepada organisasi, yang boleh merangkumi tugas seperti menerima panggilan telefon, menjadualkan mesyuarat, mengurus kalendar dan mengatur fail. Mereka juga mungkin bertanggungjawab untuk menulis laporan, mengambil nota dan menyediakan perkhidmatan pelanggan.
Selain menyediakan sokongan pentadbiran, setiausaha juga mungkin bertanggungjawab untuk tugas lain seperti memfailkan dokumen, menyediakan pembentangan dan mengurus pangkalan data. Mereka juga mungkin bertanggungjawab untuk menganjurkan acara, seperti persidangan dan seminar.
Setiausaha yang berjaya mesti teratur, berorientasikan perincian dan mempunyai kemahiran komunikasi yang cemerlang. Mereka juga mesti boleh melakukan pelbagai tugas dan mengutamakan tugasan untuk memenuhi tarikh akhir. Mereka juga mesti boleh bekerja secara berdikari dan sebagai sebahagian daripada pasukan.
Untuk menjadi setiausaha, seseorang itu mesti memiliki diploma sekolah tinggi atau yang setaraf. Sesetengah majikan juga mungkin memerlukan ijazah kolej atau pensijilan dalam bidang berkaitan. Penting juga bagi seorang setiausaha untuk mempunyai pengalaman dalam bidang tersebut, serta pengetahuan tentang program komputer seperti Microsoft Office.
Tugas setiausaha adalah penting, dan ia memerlukan dedikasi dan kerja keras yang tinggi. . Mereka yang berminat untuk menjadi setiausaha harus bersedia untuk bekerja berjam-jam dan sanggup memikul pelbagai tugas. Dengan kelayakan dan pengalaman yang betul, seorang setiausaha boleh menjadi aset yang tidak ternilai kepada mana-mana organisasi.
Faedah
Setiausaha adalah aset yang tidak ternilai kepada mana-mana organisasi. Mereka menyediakan pelbagai perkhidmatan yang membantu memastikan organisasi berjalan lancar.
Faedah mempunyai setiausaha termasuklah:
1. Organisasi: Seorang setiausaha boleh membantu mengatur pejabat, mengurus kertas kerja dan menjejaki dokumen penting. Mereka juga boleh membantu dengan menjadualkan mesyuarat, mengatur acara dan mengurus kalendar.
2. Komunikasi: Seorang setiausaha boleh membantu memudahkan komunikasi antara jabatan, pelanggan dan pihak berkepentingan lain. Mereka juga boleh membantu dengan menulis e-mel, menerima panggilan telefon dan menjawab pertanyaan.
3. Kecekapan: Seorang setiausaha boleh membantu memperkemas proses dan prosedur, memastikan tugasan diselesaikan tepat pada masanya. Mereka juga boleh membantu dengan kemasukan data, pemfailan dan tugas pentadbiran lain.
4. Sokongan: Seorang setiausaha boleh memberikan sokongan kepada organisasi dengan membantu penyelidikan, menyediakan laporan dan menyediakan bantuan am. Mereka juga boleh membantu dengan perkhidmatan pelanggan, menyediakan maklumat dan menjawab soalan.
5. Profesionalisme: Seorang setiausaha boleh membantu mengekalkan suasana profesional di pejabat, memastikan semua pelawat dan pelanggan dilayan dengan hormat. Mereka juga boleh membantu mengekalkan penampilan profesional, seperti memakai pakaian yang sesuai dan mengikut etika pejabat.
Secara keseluruhan, mempunyai setiausaha boleh menjadi aset yang hebat kepada mana-mana organisasi. Mereka boleh membantu memastikan pejabat teratur, memudahkan komunikasi, menyelaraskan proses, memberikan sokongan dan mengekalkan suasana profesional.
Petua Setiausaha
1. Jadilah teratur dan cekap. Simpan sistem pemfailan untuk semua dokumen dan surat-menyurat.
2. Ambil nota yang tepat dan terperinci semasa mesyuarat dan panggilan telefon.
3. Jawab panggilan telefon dan e-mel dengan segera dan profesional.
4. Sambut pelawat dan pelanggan dengan mesra dan sopan.
5. Jadualkan janji temu dan mesyuarat, dan simpan kalendar.
6. Sediakan agenda dan ambil minit semasa mesyuarat.
7. Sediakan laporan, pembentangan dan dokumen lain.
8. Menyelidik topik dan menyusun maklumat.
9. Menyelenggara bekalan dan peralatan pejabat.
10. Susulan tugas dan projek yang diberikan oleh majikan.
11. Pastikan semua dokumen difailkan dan disimpan dengan betul.
12. Pantau dan balas mel dan e-mel masuk.
13. Membantu urusan perjalanan dan tugas pentadbiran lain.
14. Memastikan semua polisi dan prosedur pejabat dipatuhi.
15. Memberi sokongan kepada kakitangan lain mengikut keperluan.
16. Menjaga kerahsiaan semua maklumat.
17. Kekal profesional dan bersopan pada setiap masa.
18. Menyesuaikan diri dengan perubahan situasi dan tugas dengan cepat.
19. Menunjukkan kemahiran komunikasi dan interpersonal yang sangat baik.
20. Gunakan budi bicara apabila berurusan dengan maklumat sensitif.
